Medios Audiovisuales

 

REGLAMENTO INTERNO MEDIOS AUDIOVISUALES 

BIBLIOTECA BERNARDO MÚNERA VÉLEZ

 

CORPORACIÓN

POLITÉCNICO MARCO FIDEL SUAREZ

 

Los Diplomados y Programas de Extensiónquerequieran de alguno de los espacios, debenenviar la programacióncorrespondiente del mismo con quince (15) díascalendario de anticipación, de maneraescrita y estipulando el número de usuarios.

Los Docentes y Estudiantes de programas ofrecidos los sábados, deben realizar las reservas un sábado antes de la actividad.

Las reservas externas se deben realizar quince (15) días antes del evento, a través de una carta membreteada de la entidad que solicita la reserva, dirigida a la Biblioteca Bernardo Mùnera Vélez de la Corporación Politécnico Marco Fidel Suárez, a esta se le verificara la disponibilidad del espacio y a través de una llamada se le confirmara a la entidad o persona encargada que realizo la reserva,  comprometiéndose a cumplir con el reglamento y con la contraprestación establecida por la Vicerrectoría Académica.

De acuerdo a circular emitida por la vicerrectoría administrativa y financiera el día 24 de febrero del 2011 se fijaron unas tarifas por solicitud de espacio (Auditorio Principal, salas especiales) que serán canceladas en cuentas institucionales

Las reservas se hacen directamente en la biblioteca Bernardo Mùnera Vélez del Politécnico  Marco Fidel Suarez, y no por llamadas telefónicas, ni vía internet.

El docente o personal externo que va a realizar la reserva del auditorio deberá firmar una planilla, como evidencia, ante cualquier inquietud que se presente.

El responsable es el Docente o la persona externa que hace la reserva y  será quien custodie la planta física y activos que se encuentren en este espacio

El responsable de la reserva deberá llegar diez (10) minutos antes.

Los medios educativos  sólo serán operados por el personal técnico o el usuario (DocenteExterno) que aparece como responsable, luego de darle instrucciones respectivas.

En ningún caso los estudiantes deben manipular los equipos, sólo el personal autorizado conoce el mecanismo para ingresar, por lo tanto, de nada vale tratar de abrir un programa que sólo opera con contraseña, el daño ocasionado será reportado al responsable de la reserva, quien deberá asumir el costo del mismo.

Es de suma importancia recordar que el auditorio se reserva por períodos semanales, que comienzan a partir de los días viernes

Se realizara (1) una reserva por asignatura que dicte cada docente siempre y cuando exista espacio disponible

el responsable de la reserva la deberá cancelar  a más tardar media hora antes, de la hora de la reserva.Con el fin de conceder el espacio a otra reservas pendientes.

Después de media hora de retraso para pedir el auditorio el responsable pierde la reserva

el docente o personal externo que tenga reservado el auditorio y no lo vaya a utilizar y no cancele dicha reserva se le sancionara con el no préstamo de los medios educativos por una semana.

Es importante anotar que el auditorio o salas especiales no son para clases habituales, son para actividades que requieran de una presentación especial y que no amerite utilizar otras opciones que existen en Biblioteca.

El Docente, entidad o usuario que firmó la reserva, será quien este pendiente que los asistentes no consuman alimentos o fumen dentro de las instalaciones. Igualmente que conserven la cordura en la posición corporal al sentarse en las sillas, no se debe permitir que el estudiante o usuario coloque los pies sobre las paredes, sobre las sillas o se acueste en el piso.

La puerta de ingreso a los auditorios debe limitarse exclusivamente para el uso de las personas que estarán en el evento, por ningún motivo debe haber personal ajeno a la actividad a realizarse.

En caso de que se requiera la contratación de proveedores, favor avisar en Biblioteca nombre de la empresa o encargado y el trabajo que realizará, a fin de brindarles las facilidades de acceso a la Corporación Politécnico Marco Fidel Suárez.

En caso que requiera un tiempo adicional para la preparación del evento o ensayos, éste será proporcionado de acuerdo a la disponibilidad del auditorio.

Finalizado el evento, los equipos y materiales utilizados, suministrados por el Docente o usuario externo, deben ser retirados inmediatamente del Auditorio. Por ningún motivo se almacenan medios audiovisuales que no pertenezcan a la Institución.

La Biblioteca no se hace responsable, en caso de pérdida o robo, de equipos u otros objetos ajenos a la Institución.

Al finalizar la actividad, el responsable de la reserva deberá dejar el auditorio como lo encontró, sillas organizadas y todos los equipos debidamente asegurados, dejando el recinto bien organizado.

El auditorio lo deberá entregar el responsable mínimo cinco (5) minutos de la hora de entrega

No dejar los estudiantes solos en el auditorio, usted es responsable de las novedades que allí sucedan.

El espacio debe ser entregado de acuerdo a como fue recibido (sillas organizadas y espacio limpio).

Si se termina la actividad antes del tiempo estipulado, favor avisar en Biblioteca y por ningún motivo dejar abiertas las puertas, los activos estarán bajo su responsabilidad hasta no ser entregados directamente a un funcionario encargado.

la reserva será intransferible, por organización  y oportunidad para los pendientes

Cuando se hace una reserva, según reza en el numeral 05, el responsable deberá firmar la planilla antes de su uso, de lo contrario, no se abre el recinto bajo ninguna circunstancia a otra persona, por lo tanto quien va a utilizar el espacio se debe acercar a la Biblioteca a anunciar que va a utilizar el servicio, para que uno de los funcionarios responsables se desplace, en compañía de quien hizo la reserva, al auditorio respectivo y dejarlo instalado.

Esta bajo la responsabilidad del Auxiliar Encargado de Medios Educativos dejar al usuario instalado y organizado, porque el debe regresar a la Biblioteca a continuar con sus labores cotidianas; cuando se termina la actividad, el usuario avisa en Biblioteca para que le reciban el espacio, hasta ese momento no se exime de toda responsabilidad a la persona de la reserva.

Sólo se deben utilizar los equipos que están disponibles en los auditorios, si requiere de otras opciones personales, debe anunciar con anterioridad para realizar el proceso legal de entrada, a excepción de un computador portátil, por ningún motivo se puede solicitar al personal encargado que traiga implementos tecnológicos personales de su casa (así sea por un imprevisto).

No es permitido que los estudiantes o personas, tanto internas como externas, que no se les ha dado una respectiva instrucción, manipulen la consola de sonido, las personas que desconocen su manejo descontrolan todo el sistema de audio y sonido afectando de una manera significativa su funcionamiento. Al terminar la actividad se revisarán todos los equipos y si existe novedad se le hará conocer a la persona responsable, ya que es su responsabilidad.

Cuando el personal que va a realizar una actividad en un auditorio necesita realizar cambios, como: Mover sillas, mesas, colocar afiches u otro implemento, lo puede hacer, pero al finalizar debe dejar el espacio en las mismas condiciones que se le ha entregado.

Cuando se va a realizar una actividad en cualquiera de los tres (3) auditorios y se necesita el transporte de implementos de la misma institución, el responsable de la reserva es quien afrontará la organización del mismo. (No bajar a la Biblioteca a que le organicen toda la actividad).

Préstamos Externos: La Biblioteca Bernardo Mùnera Vélez coloca a disposición de los usuarios que realizan el proceso de préstamo de auditorio y salas especiales, el espacio y el sonido únicamente, si por algún motivo necesitan elementos extras, por decir: Extensiones, cafeteras, clavos u otros elementos, la Institución no se responsabiliza de su suministro.(leer circular de cobro de auditorio o salas especiales)

El docente deberá llenar la planilla de satisfacción del servicio a la hora de terminar el evento en el auditorio o sala especial, esto servirá para mejorar continuamente en nuestro servicio y para crear una cultura de más responsabilidad de los docentes y estudiantes por los medios educativos de la institución

El personal administrativo de la Corporación Politécnico Marco Fidel Suarez debe acatar y asumir las mismas normas del personal docente o externo para la reserva de auditorio o salas especiales.

  PROCEDIMIENTO PARA LA RESERVA

La solicitud de reserva puede realizarse de forma directa en el área de circulación y préstamo de la biblioteca Bernardo Múnera Vélez en los horarios establecidos.

  1. La reserva de los medios audiovisuales y de los espacios, debe realizarse con la debida anticipación (mínimo dos días previos al evento máximo 8).
  2. A fin de favorecer la equidad en la utilización de los espacios y equipos,  se realizarán máximo tres reservas por semana por docente.
  3. La Biblioteca realizará las reservas con objetividad, con imparcialidad,  teniendo en cuenta las reservas Institucionales,  el orden de solicitud y los  espacios y equipos disponibles. 
  4. Para hacer uso de los equipos y espacios, la persona que solicitó la reserva,  debe acercarse a la biblioteca para firmar la constancia de entrega y de igual manera debe firmar a la hora de concluir la actividad y hacer entrega de espacio y equipos reservados.
  5. Si no requiere los espacios y/o equipos reservados, cancele lo antes posible la reserva,  con el fin de ceder el espacio y/o equipos  a otro docente que lo necesite. (Se manejan pendientes).
  6.  Al hacer la solicitud de reserva se dará por entendido que el solicitante conoce y se acoge a  las normas establecidas en este reglamento.                                          
  7. Pasados 15 minutos  de la hora de la reserva si no se presenta el responsable de esta o no se comunica con el personal de la biblioteca,  se dispone de la  reserva para cederla según lista de espera.

 

 TENGA EN CUENTA AL REALIZAR SU RESERVA QUE:

La biblioteca cuenta con los siguientes espacios y recursos audiovisuales de apoyo a la docencia:

- Auditorio Principal Ramiro Álvarez Tobón. (Capacidad 180 personas – 5° piso)

 - Sala Especial Auxiliar de Rectoría (Capacidad para 34 Personas – 5° piso)

- Sala especial Juan Ignacio Castrillón. (Capacidad para 40 Personas – 4° piso)

- 2  Video Beam para usar en las aulas

- 5 Televisores móviles para uso en las aulas

- 2 Pares de parlantes

- 1 DVD (Para Uso con los televisores)

 

2. - Los horarios de uso de los medios son: lunes  a  viernes  de 6:00 am  a  9:30pm y sábados de 7:00 a.m. a 4:30p.m.

3. Las reservas se realizan en los siguientes horarios:

Lunes a viernes

(9am – 5pm)(7pm-9pm)

Sábados

9am-4pm

4. La persona que solicita la reserva,  debe respetar el tiempo que se le asignó para uso del espacio y/o equipos, de tal manera que no se afecte el desarrollo de la actividad siguiente. Por lo tanto cinco minutos antes de terminar la actividad según reserva, el auxiliar  estará pendiente para recibir el espacio.

5. Los espacios y  medios audiovisuales serán de uso exclusivo para las actividades académicas

6. Para reservas por parte de personal externo a la Institución, se debe enviar una carta dirigida al Coordinador de Biblioteca y Medios Educativos para su debida gestión  y está sujeto a las tarifas establecidas por la Institución.

7. El encargado de la actividad en las salas especiales y el auditorio debe conservar el espacio limpio, organizado y entregarlo en el estado en que se recibieron a un empleado de la biblioteca. El apoyo logístico y adecuación de espacios es responsabilidad de los organizadores del evento.

8.  El cuidado y custodia de los equipos y objetos personales en el auditorio y salas especiales estará a cargo de las personas responsables y encargados de los eventos. En caso de pérdida o daño de los equipos o elementos del espacio reservado, la responsabilidad la asume quien hizo la reserva.

9.  Cualquier anomalías en el funcionamiento de los equipos, se debe informar inmediatamente al personal de la biblioteca, de lo contrario asume la responsabilidad el último usuario que usó espacio y/o equipos.

 

10.  La solicitud no garantiza la reserva.

 

11.  Si se cede tiempo  de la reserva a otro docente  seguirá siendo responsable de la misma, quien firmo el recibo de espacios y/o equipos,  hasta no hacer su entrega al personal de la Biblioteca.

 

POR FAVOR EVITE

  1. Perturbar  el desarrollo de las actividades académicas de las aulas contiguas. En caso de presentarse, puede dar lugar a la suspensión del evento.
  2. El consumo de alimentos en el auditorio y en las salas especiales.
  3. El uso de velas, velones y espectáculos de fuego en el auditorio principal y salas especiales.

 

Uso de Salones bajo llave.

  1. Si la clase se ha programado en uno de los salones bajo llave (408, 412, 305, 301, 207). El docente se debe acercar a la biblioteca y reclamar las llaves firmando la planilla de entrega.
  2. Luego de usar el salón se debe dejar bajo llave y sin estudiantes  ni objetos en el interior debido a  que su responsabilidad termina cuando hace entrega del espacio sin estudiantes y bajo llave de no ser así responderá por daños y perjuicios que allí sucedan
  3. Regresar las llaves unas vez usado el espacio y firmar la planilla de entrega
  4. Las llaves son intransferibles por razones de seguridad y responsabilidad

Uso de los Proyectores

1. Al salir de la Biblioteca se les debe dar un manejo adecuado, no lo desplace con una sola mano y halándolo de la parte del enfoque

2. Pida siempre el corta picos para conectar y no correr el riesgo de que la lámpara se queme

3. Conéctelo con cuidado y verifique que el swicheesté en off. 

4. Mientras se esté en exposición, déleintervalos de tiempode apagado

5. Al terminar su exposición deje reposar durante 10 minutos, así se protege y se conserva la lámpara

6. Recuerde que cumpliendo con estas observaciones contará con medios cada que lo requiera, de lo contrario se va a ver afectado por la falta de los mismos

7. Igualmente las grabadoras, VHS y televisores son medios que ameritan demasiado y sobre todo buen trato, no los golpee cuando no le salgan las cosas bien, pida ayuda a un auxiliar, él le ayudará a resolver su inconveniente.

 

ÁLVARO ANDRÉS GÓMEZ QUINTERO

Coordinador de Biblioteca y Medios Educativos

Corporación Politécnico Marco Fidel Suárez

       

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